im Erzbistum Hamburg

PRÄAMBEL

Die Tätigkeit der Pfarrsekretärin/des Pfarrsekretärs stellt einen Verwaltungsdienst in der Kirche dar, der für die Arbeit der pastoralen Dienste in der Pfarrgemeinde von besonderer Bedeutung ist. Sie/Er ist in der Regel für viele Menschen erste Ansprechpartner/in in der Gemeinde und leistet eine wichtige Vermittlung zur Seelsorge hin.

Das Pfarrbüro ist Ort der Information, Organisation, sowie Anlauf- und Kontaktstelle für Menschen mit ihren vielfältigen Anliegen.

PERSÖNLICHE VORAUSSETZUNGEN

  • Positive Einstellung zur katholischen Kirche
  • Einfühlungsvermögen, Taktgefühl und Kontaktfähigkeit
  •  Erfahrung im Umgang mit Menschen
  •  Bereitschaft zur Teamarbeit
  • Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
  • Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung

FACHLICHE VORAUSSETZUNGEN

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung und mehrere Jahre Berufserfahrung oder eine langjährige Tätigkeit in einem vergleichbaren Berufszweig
  • Fähigkeiten zur Büroorganisation
  • Gute Kenntnisse in EDV

AUFGABENBESCHREIBUNG

  • Erstkontakte in persönlichen und telefonischen Gesprächen
  • Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen
  • Teilnahme an Dienstgesprächen
  • Terminkoordination
  • Mitverwaltung von Schlüsseln und pfarreigenen Räumen
  • Geschäftsabwicklung im Pfarrbüro (Postbearbeitung und Schriftverkehr)
  • Mitarbeit bei Pfarrbriefen, Gottesdienstordnungen, Begrüßungsbriefen
  • Kirchliches Meldewesen,
  • Datenpflege am PC
  • Betreuung und Beschaffung von Bürogeräten und –gebrauchsartikeln
  • Öffentlichkeitsarbeit (Anzeigen, Presseartikel, Schaukastengestaltung, Schriftenstand)
  • Erstellung von Plänen für Lektoren, Kommunionhelfer, Kirchenbusfahrer usw.
  • Verwaltungstechnische Mitarbeit bei Veranstaltungen und Aktionen der Kirchengemeinde
  • Vermittlung von Hilfen in Notsituationen
  • Organisation des Kranken- und Besuchdienstes
  • Kasualien ( Anmeldungen für Taufen, Trauungen und Beerdigungen)
  • Führung der Kirchenbücher
  • Annahme von Meßintentionen und Abrechnung von Meßstipendien
  • Führung von Registratur und Archiv
  • Mithilfe bei Verwaltung und Vermietung von Liegenschaften
  • Verwaltung von der Gemeinde zugehörenden Einrichtungen
  • (z.B. Friedhof, Kindergarten)
  • Führung der Personalakten von Mitarbeitern der Kirchengemeinde und deren Einrichtungen
  • Ausfertigung der Dienstverträge und Personalbögen
  • Haushalts- und Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit der Rendantur
  • Führung von Kassen und Konten, die nicht in den Geschäftsbereich des Rendanten fallen.

STELLUNG UND RECHTE

Unmittelbarer Vorgesetzter ist der Pfarrer oder die vom Erzbischof mit der Leitung der Pfarrei beauftragten Person.

Bei der Anstellung einer Pfarrsekretärin soll eine Tätigkeitsbeschreibung erstellt werden, die von Pfarrer und dem Kirchenvorstand festgelegt wird. Dabei sind die Notwendigkeiten der Pfarrei ebenso zu berücksichtigen wie der Umfang der Arbeitszeit. Sind neben dem Pfarrer noch andere pastorale Mitarbeiter für die Pfarrei beauftragt, wird in Absprache mit der Pfarrsekretärin festgelegt, in welchem Umfang sie im Rahmen ihrer Wochenarbeitszeit auch für diese Mitarbeiter tätig ist. Über eine Arbeit für ehrenamtliche Mitarbeiter entscheidet der Pfarrer ebenfalls in Absprache mit der Pfarrsekretärin.

 

BERUFSEINFÜHRUNG UND FORTBILDUNG

Da der Beruf der Pfarrsekretärin / des Pfarrsekretärs kein Ausbildungsberuf ist, ist sie/er verpflichtet, an den Grund- und Aufbaukursen teilzunehmen, ebenso an den jährlichen Fortbildungsveranstaltungen zur fachlichen und geistlichen Weiterbildung..

Verantwortlich für die Grund- und Aufbaukurse, sowie für die Fortbildungen ist das Erzbischöfliche Generalvikariat  in Zusammenarbeit mit dem Berufsverband.

aus der Satzung des Berufsverbandes:
Ziel und Zweck des Verbandes ist die Pflege und Förderung des Berufes der Pfarrsekretärinnen und –sekretäre.

Er hat sich insbesondere folgende Aufgaben gestellt:

  • Austausch und Kooperation der Mitglieder untereinander
  • Unterstützung in berufsbezogenen Fragen
  • Förderung berufspraktischer und spiritueller Fortbildung
  • Weiterentwicklung und Pflege des Berufsbildes
  • Vertretung der Mitgliederinteressen nach außen.

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Hl. Katharina von Siena

Patronin der Berufsverbände der Pfarrsekretärinnen und –sekretäre in Deutschland

„Nicht das Beginnen wird belohnt, sondern einzig und allein das Durchhalten”